אי אפשר לדמיין משרד – צבאי, אזרחי, פרטי או ציבורי – ללא מכונות צילום וללא מדפסות. מכונות צילום ומדפסות הן הכרח בכל משרד, והן חיוניות עבור פעולתו השגרתית והיומיומית. בשל כך, חייב המשרד להצטייד במכונות צילום ובמדפסות איכותיות, שיאריכו שנים ככל האפשר ויעמדו בלחץ השימוש היומיומי רב השעות הדרוש במשרד.
אין לזלזל באיכותו הנדרשת של הציוד ולהעדיף ציוד זול רק בעבור החיסכון הכספי. מכונות צילום המתקלקלות תכופות יכולות להשבית את העבודה המשרדית, ולגרום בכך נזקים לפעילותו, שלא לדבר על יצירת תסכול בקרב העובדים המפעילים אותן. בבחירת מדפסות או מכונות צילום יש לבחור ציוד מחברה ידועה, מוכרת ואיכותית, וכן לחשוב על הצרכים הנדרשים של המשרד כדי להתאים להם את הציוד הנכון (כמות ההדפסות, צבע או שחור לבן, אנלוגי או דיגיטלי וכו').
הטכניקה של מכונות צילום הומצאה כבר בשנות השלושים של המאה העשרים על ידי עורך דין אמריקאי, שהיה ממציא חובב בשעות הפנאי, ושמו צ'סטר קרלסון. הוא פשוט ניסה למצוא פיתרון לבעיות המשרדיות שבהן נתקל בעבודתו היומית. אבל אז עוד לא הובן הצורך במכונות צילום, ואיש לא התעניין בהמצאה החדשה. רק באמצע שנות הארבעים הצליח למכור קרלסטון את הרעיון, ולקח עוד כמה שנים טובות עד שיצאו לשוק מכונות צילום למכירה. היום מכונות צילום נראות כחלק בלתי נפרד מעבודה משרדית, אבל הרעיון לא תפס בהתחלה, ורק בשנות השישים הפכו מכונות צילום למבוקשות על ידי משרדים וחברות מסחריות.
לפעמים אנחנו מכנים מכונות צילום בשם זירוקס – שהוא למעשה שמה של חברה ספציפית, שהיתה המפיצה הראשונה של מכונות צילום, ומצליחה מאוד בתחומה, וכך התקבע שמה.
יתרונן של מכונות צילום הוא ביכולתן לשכפל הרבה עותקים בעלות זולה יחסית ובמהירות. היום לאט לאט עובר השוק לשימוש במכונות צילום דיגיטליות משוכללות יותר, שפועלות גם כמדפסות ומתחברות לרשת האינטרנט. עם זאת, במשרדים רבים עדיין קיימות מכונות צילום אנלוגיות בשחור-לבן בלבד.
איך הסתדרנו בעולם נטול מדפסות לפני עידן המחשבים? בהתחלה צצו בעולם מדפסות סיכות, רועשות, בשחור-לבן, באיכות נמוכה, עם דיו שתמיד נגמרה ברגע הלא נכון, כשמיהרנו להוציא הדפסות דחופות.
את מקומן תפסו מדפסות הזרקת דיו, כשאת הפינים של מדפסות הסיכות החליפו מזרקים זעירים מאוד. מדפסות אלו היו אהובות בעיקר על משתמשים פרטיים, לשימוש לא מסחרי בבית. כיום המדפסות הפופולריות ביותר בקרב חברות מסחריות ומשרדים הן מדפסות לייזר – שאגב, גם הן פרי פיתוח של אותה חברת זירוקס שהזכרנו קודם. מדפסות אלו משתמשות בטכנולוגיית לייזר והן בעצם מעין שכלול של מכונות צילום מדפסות הלייזר עובדות עם טונרים ולא עם דיו.
המילה החדשה בתחום המדפסות היא מדפסות משולבות. אלו הן בעצם מכונות של "הכל באחד". מדפסות שגם מתפקדות כמכונות צילום, וגם עושות עבודה של סורק ושל פקס. מדפסות אלו אומנם יקרות יחסית, אבל חוסכות קנייה של מכשירי חשמל נפרדים, ונוחות מאוד לתפעול.
